Sempre que damos formação em ecommerce e estamos no módulo de legislação para ecommerce é-nos colocada uma questão: o que preciso fazer para abrir a minha empresa para vender online?

Neste blog post respondemos a essa questão e indicamos-lhe os passos necessários para abertura de empresa e cumprimento dos aspectos legais em termos empresariais para vender online, em Portugal.

Como proceder para criar uma empresa?

Existe um serviço disponível nas lojas de cidadão e balcões do instituto de registos e notariado, Empresa na Hora, que ajuda a simplificar todo o processo, pois dispõe de listas de firmas e pactos sociais pré-aprovados que agilizam a criação de uma empresa.

1. Em primeiro lugar deve decidir a forma jurídica da empresa

• formas jurídicas possíveis para empresas com um sócio
  • Empresário em Nome Individual – não é necessária a abertura de empresa mas deve-se deslocar a uma repartição de Finanças para abrir a atividade ou efetuar o processo online:
    • Deve de preencher a Declaração de Início de Atividade nas Finanças;
    • De seguida fazer o enquadramento na Segurança Social;
    • Caso o rendimento anual líquido não seja superior a 200 mil euros, pode-se optar por uma contabilidade em regime simplificado. A tributação é feita através da categoria B, do IRS. Neste caso não é obrigado à contratação de um Técnico Oficial de Contas.
    • Se os rendimentos não ultrapassarem os 12 500 euros pode-se pedir a isenção de IVA, que pode ser vantajoso no primeiro ano de atividade em pequenos negócios, quando os rendimentos são baixos.
    • Não é exigido ao empresário em nome individual ter capital social mínimo para iniciar o seu negócio. No entanto, é importante saber que optando por esta forma jurídica o património pessoal pode responder pelas dívidas contraídas pela sua empresa, caso esta não as consiga pagar.
    • O nome da empresa deve ser o nome completo ou abreviado do fundador. Para além do nome, pode acrescentar uma expressão relacionada com o tipo de atividade.
  • Sociedade Unipessoal por Quotas
    • Será o único sócio da sua empresa, mas a responsabilidade é limitada, pois o património pessoal não responde pelas dívidas da empresa;
    • Este tipo de sociedade é tributada em sede de IRC,
    • Necessita de contratar os serviços de um Técnico Oficial de Contas (TOC);
    • Abrir atividade numa repartição das Finanças e realizar a sua inscrição na Segurança Social.
    • Implica definir o capital social, sendo o mínimo de um euro, e abrir uma conta bancária para a empresa;
    • Necessidade de obter o certificado de admissibilidade, fazer o deposito do capital social e realizar o ato constitutivo da sociedade;
    • Para abrir a empresa terá que fazer o registo da mesma, e depois do nome deve conter “Unipessoal” ou “Sociedade Unipessoal”, seguida de “Limitada” ou de “Lda.”
    • Após o processo de inscrição da empresa pede-se o cartão da empresa.
    • Uma Sociedade Unipessoal por Quotas é um regime mais complexo, mas que pode compensar em relação a ser um Empresário em Nome Individual quando o nível de faturação é mais elevado e o negócio de risco elevado.
    • Sugerimos que avalie os custos anuais com a contabilidade organizada e outros fatores como a possibilidade de o património pessoal não responder pelas dívidas da empresa.
• formas jurídicas possíveis para empresas com mais do que um sócio
  • Sociedade por Quotas
    • Pode ser constituída por dois ou mais sócios, que dividem o capital social da empresa;
    • O valor mínimo para o capital social é de apenas 1 euro por sócio;
    • A responsabilidade dos sócios é limitada ao valor da quota que detém;
    • Para além do nome comercial e expressão que pode ser adicionada, deve conter de seguida “Limitada” ou “Lda.”
  • Sociedade Anónima
    • O capital social está dividido em ações, por um mínimo de 5 sócios;
    • A responsabilidade dos sócios é limitada ao valor das ações subscritas, não tendo responsabilidade para além do capital social investido;
    • O capital social total de uma sociedade anónima não pode ser inferior a 50 mil euros;
    • A empresa para além do nome e expressão relativa ao negócio, tem que conter de seguida “Sociedade Anónima” ou “SA”.

2. Depois de definir a forma jurídica que pretende, deve consultar o site Empresa na Hora, e ver as listas de firmas e pactos sociais pré-aprovados (o nome da firma só fica registado quando registar a mesma no balcão).

Em termos práticos é mais simples escolher um nome pré-aprovado, uma vez que basta consultar a lista de nomes que existem online ou num balcão. Caso não pretenda esta solução, então vai ter que ter um certificado de admissibilidade de firma ou de denominação, onde na emissão do mesmo conste o nome já aprovado.

Para conseguir este certificado deve fazer o pedido através do site ePortugal. Após a emissão do certificado este tem apenas a validade de 3 meses.

No caso de optar por constituir a empresa através de um balcão do Registo Nacional de Pessoas Colectivas, então pode conseguir a aprovação do nome no momento da criação da empresa.

3. Escolher o nome da firma, seguido da designação da natureza jurídica da empresa (Unipessoal, Limitada, S.A, etc).

4. Indicar qual o pacto social pré-aprovado que pretende, contrato da sociedade onde estão definidas a regras, sócios, valor das quotas, sede, atividade, capital social, etc.

5. Existe um prazo de 5 dias após a constituição da empresa para se efetuar o depósito do valor do capital social na conta em nome da sociedade. Também pode ser feito através da entrega nos cofres da sociedade até ao final do primeiro exercício económico.

6. Depois de se abrir a empresa existe um prazo de 15 dias para entregar nas Finanças a Declaração de Início de Atividade, que deve ser assinada pelo Técnico Oficial de Contas nomeado.

Para lojas online o CAE é 47910 – Comércio a retalho por correspondência ou via Internet.

Recomendamos que coloque os CAE correspondentes a outras atividades económicas que a empresa possa ter. Por exemplo, pode também ter uma loja física e para isso deve também indicar na repartição de finanças que pretende ter outro CAE (ou outros), como por exemplo: 47711 Comércio a retalho de vestuário para adultos, em estabelecimentos especializados.

Veja a lista de CAE de venda a retalho aqui.

7. Adicionalmente existe um prazo de 30 dias a contar da constituição da sociedade para se pedir o Registo Central do Beneficiário Efetivo.

No dia da abertura da empresa…

No dia que se dirigir a um balcão da empresa na hora deve fazer-se acompanhar por todos os sócios da empresa. Caso algum dos sócios esteja impossibilitado de estar presente, então outra pode representá-lo. No entanto, para que tal seja possível é necessário levar uma procuração e ter consigo o seu próprio Cartão do Cidadão.

Já em termos de documentos pessoais necessários, todos os sócios devem levar consigo o seu cartão do cidadão ou caso este não exista o Bilhete de Identidade e Contribuinte. No caso de cidadãos estrangeiros é necessário fazerem-se acompanhar pelo passaporte ou pela autorização de residência.

No caso de os sócios serem pessoas coletivas, a lista de documentos a apresentar aumenta consideravelmente. Os sócios que sejam pessoas coletivas devem apresentar:

• O cartão de identificação de pessoa coletiva ou também podem apresentar o código de acesso ao Cartão Eletrónico;
• São necessários também os documentos de identificação dos representantes legais da empresa que quer criar, como por exemplo o Cartão do Cidadão;
• Depois é necessário entregar a ata de deliberação da Assembleia-Geral, que deve estabelecer os representantes legais e dar poder aos mesmos para criar a associação;
• Por último, é necessário a certidão da escritura ou o documento de constituição ou ainda o pacto social atualizado das entidades coletivas.

Quanto custa abrir uma empresa?

O custo de abrir uma empresa depende não só da forma jurídica e do número de sócios que vão fazer parte da sociedade, mas também dos bens móveis e imóveis associados à mesma.

Os principais custos para abrir uma empresa são:

• Custo do registo através da Empresa na Hora – 360 euros;
• Certificado de Admissibilidade para a criação da empresa – 75 euros, pedido normal ou 150 euros para pedidos urgentes;
• Nas sociedades com entradas de imóveis ou participações sociais que tenham que ser registadas – 50 euros por imóvel ou quota;
• Sociedades com bens móveis – 30 euros por cada bem;
• No caso de serem associados ciclomotores, motociclos, triciclo ou quadriciplos com cilindradas até 50 cm3. com um limite de 30 mil euros – 20 euros por veículo.

Quais as despesas adicionais a considerar?

• TOC e Advogado
  • Todas as sociedades são obrigadas a ter um Técnico Oficial de Contas e um software de faturação que seja certificado pela Autoridade Tributária.
    Por isso, ao criar uma empresa estes custos devem ser tidos em consideração.
    No que diz respeito ao advogado, os serviços são mais requisitados em alguns negócios do que em outros.
• Sede da empresa e instalações do negócio
  • Outra despesa a considerar, caso necessário, é a do arrendamento do local onde vão ser as instalações e a respetiva sede da empresa (valor da renda, caução, equipamentos, água, luz, internet, etc).
• Fornecedores
  • Na maioria das empresas, os fornecedores representam uma despesa muito elevada, que deve ser avaliada.
• Serviços
  • Associados a um negócio existem serviços indispensáveis que têm que ser pagos regularmente (eletricidade, água, telefone, internet, seguros, despesas com viaturas, etc).
• Trabalhadores
  • Os trabalhadores representam um peso financeiro elevado nas despesas de uma empresa (ordenado, subsídios, os descontos para a segurança social, seguros, etc).

Quais os impostos associados à atividade de uma empresa?

• IRC
  • Quando se abre uma empresa através de uma sociedade esta é taxada através do Imposto Sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas, IRC.
    Este imposto é aplicado sobre os lucros da sua empresa, e representa uma taxa de 21%.
    As PME contam com o benefício de uma taxa de 17% nos primeiros 25 mil euros de lucro. Só quando esse valor é ultrapassado é que a taxa de 21% é aplicada.
• IVA
  • As taxas de IVA podem variar entre os 6%, 13% e os 23% em Portugal, dependendo dos bens ou serviços prestados pelo seu negócio.
    As empresas suportam IVA e liquidam o mesmo. A diferença entre ambos é comunicada à AT mensalmente ou de três em três meses.
• TSU
  • Taxa Social Única é a contribuição que é paga à Segurança Social por cada trabalhador que uma empresa tem. Atualmente a TSU representa uma taxa de 23,75% sobre o salário de cada trabalhador.
• Derrama Municipal
  • Este é um imposto que será pago ao município onde esta sediada a empresa. A derrama municipal é aplicada sobre os lucros da empresa, e não pode exceder 1,5%. O valor pode variar de cidade para cidade.
  • Caso existam transmissões de imóveis na sociedade poderá haver lugar ao pagamento do IMT, Imposto Municipal sobre as Transmissões Onerosas de Imóveis.
  • Caso o negócio tenha lucros superiores a 1,5 milhões de euros, terá que ser pago um imposto designado de derrama estadual, que poderá chegar aos 9%.

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