Categoria: Gestão de Ecommerce

Manual de boas práticas financeiras em ecommerce

Temos vindo a assistir a uma mudança na forma como os departamentos financeiros são encarados nas empresas. Se antes eram vistos única e exclusivamente como áreas associadas à contabilidade, em que os colaboradores passavam os dias envoltos em papéis ou sempre a olhar para ficheiros Excel, atualmente, os departamentos financeiros assumiram (ou deveriam assumir) um papel mais relevante enquanto centro de informações estratégicas.

Se não for por outro motivo, pense que o departamento financeiro é o “repositório” onde toda a informação da empresa vai parar. Toda a atividade de todos os departamentos (Produção, Compras, Comercial, Logística, Recursos Humanos) desagua no departamento financeiro.

Por isso, defendemos o trabalho conjunto com os vossos financeiros, de modo que consiga utilizar as informações financeiras de forma a facilitar a alavancagem do seu negócio.

Quer esteja numa fase inicial do seu negócio de ecommerce, ou já numa fase mais avançada, deixamos aqui algumas áreas ao nível financeiro que, segundo a nossa experiência, consideramos relevantes.

Desenvolva um plano financeiro estruturado baseado nas capacidades de crescimento do seu negócio

Todos os negócios devem ter por base um plano financeiro que inclua um detalhe o mais completo possível da atividade esperada, não só ao nível de vendas, mas também ao nível de gastos. O ideal será desenvolver um plano financeiro de 3 anos, mas caso não seja possível, no mínimo de 1 ano.

Depois de estabelecidos estes objetivos, faça um acompanhamento regular da evolução do seu negócio comparando com o plano financeiro criado.

Isto não quer dizer que não possa haver alterações ao plano financeiro. Podem e muito provavelmente irão acontecer. No entanto, veja esse budget como uma base para guiar as decisões que possam ter de ser tomadas no dia-a-dia.

Deve incluir no seu plano financeiro:

  • Valor de vendas: incluir produtos vendidos, número de sessões e visitas e visitantes de retorno, stock, taxas de conversão, divisão por mercado, taxas de retorno, venda média, etc;
  • Custo das vendas: produto, custo de desenvolvimento de produtos, packaging, transporte do fornecedor até ao armazém e caixas de transporte;
  • Custos logística e transportes;
  • Gastos com comissões métodos de pagamento;
  • Marketing: incluindo produção de conteúdos e design, campanhas, email marketing ou outro, etc;
  • RH: salários, seguros, segurança e higiene no trabalho, outros benefícios;
  • Custos com tecnologia: plataforma, integrações, marketing automation, alojamento
  • Serviço ao cliente: Zendesk, por exemplo;
  • Outros custos: contabilidade, apoio legal, apoio fiscal, material de escritório, rendas de escritório, financiamentos e outros.

Faça uma análise mensal mais aprofundada dos rendimentos e gastos

Apesar de existir um orçamento base, existem sempre imprevistos e gastos extra que podem ir surgindo ao longo do tempo. Daí a importância de fazer um apuramento de resultados mensal e atempado, por forma a ter acesso a informação atualizada que lhe permitam controlar a minimizar gastos futuros.

Faça uma análise dos principais gastos associados ao seu negócio de ecommerce, sendo que nos parece relevante nesta área fazer um controlo minucioso do custo das vendas (que inclui todos os custos de produção/do produto que estão a vender), gastos logísticos, gastos de comissões associados aos meios de pagamento, gastos de marketing (campanhas de Facebook & Instagram, Google Ads, Produção de conteúdos) e gastos com o pessoal.

Faça uma comparação entre os valores reais e os valores orçamentados e perceba de onde estão a surgir os desvios para que possa tomar decisões acertadas para reajustar.

Mantenha as suas contas em dia

Enquanto novo negócio de ecommerce (e mesmo para empresas já existentes) reforçamos a importância de pagar a tempo aos seus parceiros.

Muito provavelmente enquanto novo negócio, os seus fornecedores não lhe irão dar prazos de pagamento mais favoráveis, exigindo muitas vezes 100% de pagamentos antecipados. Manter os pagamentos a tempo permitir-lhe-á negociar termos de pagamento mais favoráveis ao fim de algum tempo de atividade, o que em muito ajudará na manutenção duma posição financeira mais favorável para a empresa.

Faça um acompanhamento regular do stock

Não podemos deixar de enfatizar a importância de ter o seu stock sob controlo.

Saber exatamente o que tem disponível, quais as previsões de saídas através de vendas e tempos de reposição dos fornecedores, permitir-lhe-á fazer uma gestão não só de necessidade de colocação de novas encomendas (por forma a evitar ruturas de stock), mas também um planeamento de cash flow (fazes em que a empresa terá de suportar pagamentos mais avultados a fornecedores).

Aconselhamos a contagem física de stock regular (mínimo com periodicidade mensal) para evitar diferenças não justificadas entre o stock real existente e os valores fornecidos pelo vosso sistema informático.

Analise os contratos com fornecedores por forma a confirmar que está a considerar todos os gastos

Quando receber os contratos e condições de fornecimento dos seus fornecedores confirme todos os custos associados.

Por exemplo, no caso da logística as transportadoras não cobram apenas o valor do transporte, havendo gastos adicionais que também é preciso ter em consideração (taxa de combustível, entrega em áreas remotas, custos de desalfandegamento, entre outros).

Faça a reconciliação entre os relatórios dos meios de pagamento (PayPal, MB Way, Stripe, Multibanco) e as vendas

Existem alguns programas que permitem fazer esta análise duma forma menos manual, uma vez que em condições normais é um trabalho que requer algum tempo todos os meses. Mesmo que esse não seja o seus caso, não menospreze a importância desta reconciliação.

Tal como uma reconciliação bancária, a reconciliação dos meios de pagamento versus as vossas vendas permite confirmar que:

  1. não existem erros de integração entre a vossa plataforma de vendas e as plataformas dos meios de pagamento;
  2. registos contabilísticos associados as vendas estão completos e estão a ser feitos pelos valores corretos;
  3. as taxas de cambio aplicadas no caso de vendas em moeda estrangeira estão certas;
  4. as plataformas dos meios de pagamento vos estão a “pagar” os valores corretos;
  5. que as comissões aplicadas pelos meios de pagamento estão corretas.