Talvez nunca se tenha apercebido, mas a equipa do Tudo sobre eCommerce trabalha à distância desde 2017. Somos 5 profissionais de ecommerce e vivemos nas mais variadas regiões do Norte de Portugal. A grande maioria dos nossos dias de trabalho são passados nas nossas próprias casas e, por isso, aprendemos muito sobre trabalho à distância (ou teletrabalho). Neste momento de incerteza e inquietação que vivemos, não queríamos de deixar de partilhar com os nossos leitores algumas das dicas que fomos acumulando nestes anos. Leitores esses que, muito provavelmente, estarão neste momento a trabalhar em regime de teletrabalho e que enfrentam algumas dificuldades em alinhar-se com o resto da sua equipa. Neste artigo, vamos partilhar as nossas ferramentas principais de trabalho, as que usamos no nosso dia-a-dia e que facilitam o trabalho remoto da equipa.

Asana: Gestão de tarefas

Talvez das ferramentas mais importantes no nosso dia-a-dia. O Asana é uma ferramenta de gestão de projetos e de tarefas que permite ter uma visão global, em formato dashboard, de tudo o que está a ser feito dentro da empresa. É possível organizar o Asana por projetos (ou por clientes), sendo que cada projeto é constituído por diferentes tarefas, cada uma alocada a determinado membro da equipa, com a respetiva data limite de conclusão. No Asana podemos ter uma visualização dos projetos por lista de tarefas, por cronograma, por portfólio, entre outros. As possibilidades de organização são inúmeras!

O Asana permite-nos ter uma visão global da carga de trabalho de cada membro da equipa e gerir a alocação de tarefas.Conseguimos perceber se estamos atrasados ou on-time para determinado projeto e ajustar os passos e tarefas a todos os momentos, mantendo um registo único de tudo o que se está a passar na empresa. Usamos ainda esta ferramenta como livro de atas para todas as reuniões que temos (internas e externas), e assim é-nos possível consultar estas informações facilmente a qualquer momento.

Esta ferramenta permite ainda integração com diversas outras (como por exemplo o Gmail, o Slack e o Everhour, que vamos ver de seguida).

Slack: Comunicação live chat

O Slack está lado a lado com o Asana, no top das nossas ferramentas de trabalho mais usadas. Para uma equipa que está a trabalhar remotamente, o email é uma ferramenta que se pode tornar demasiado pesada. Vai enviar um email para pedir uma imagem? Ou para fazer uma questão rápida a um colega? Não. É necessária uma ferramenta de live chat profissional.

O Slack não é nada mais do que um chat organizado que usamos para falar uns com os outros durante o dia, para temas e questões rápidas. Usarmos apenas o email tornaria o nosso trabalho mais lento e menos eficiente. Usamos o Slack para mantermos sempre o contacto ativo entre todos durante o dia, de uma forma organizada. O Slack permite a criação de vários canais, que podem corresponder a diferentes temas ou projetos, e depois possui ainda as mensagens diretas entre colaboradores. No nosso caso, organizamos o Slack por clientes e por projetos, desse modo, se alguém quiser dizer algo sobre o Projeto X, é no seu canal próprio que o vai fazer, evitando assim conversas cruzadas de diferentes tópicos e uma conversa desorganizada. Também, podemos enviar uma mensagem diretamente a um colega se o assunto apenas lhe disser respeito.

Everhour: Marcação de tempos

O Everhour é uma ferramenta de controlo de tempos que usamos conjuntamente com o Asana. Ao integrarmos esta ferramenta com o Asana, podemos, dentro desta, marcar horas para determinadas tarefas e projetos. Dependendo da preferência de cada um, é possível usar a marcação em formato cronómetro (iniciar e pausar a contagem de uma tarefa em direto), ou então, marcar os tempos manualmente ao final de cada dia ou de cada semana. Esta ferramenta é importante para que exista controlo nas horas que estão a ser gastas em cada projeto e em cada cliente, permitindo à CEO fazer controlo de custos e gestão de recursos.

O Everhour permite depois obter relatórios por projeto ou por colaborador, facilitando uma visão global da gestão do tempo que cada membro da equipa está a fazer.

Google Calendar: Agenda partilhada

O Google Calendar é uma ferramenta gratuita da Google que usamos para a gestão da nossa agenda. Cada membro da equipa organiza, diária ou semanalmente, as suas tarefas e reuniões no calendário da Google. Esta ferramenta permite a adição dos calendários uns dos outros, tornando-se assim numa agenda partilhada onde cada membro da equipa pode consultar, a qualquer momento, a agenda de outro. Assim, conseguimos rapidamente ver se algum colega está ocupado, se está em reunião, se está de folga, ou se está a trabalhar em algo específico, sem ter de lhe perguntar. É também com recurso a esta ferramenta que marcamos reuniões entre membros da equipa, bastando adicionar o email de cada um no momento de criação de um evento.

Assim, o Google Calendar, permite-nos não só fazer o nosso próprio planeamento e organizar a nossa semana, como também, consultar as agendas e disponibilidades dos nossos colegas.

Google Meet: Reuniões de videochamada

O Google Meet (ou Google Hangouts) é uma ferramenta gratuita da Google que usamos para marcação de reuniões à distância, em videochamada. Sendo integrada com o Google Calendar, sempre que criamos um evento no calendário, o Google automaticamente gera um link de reunião de videochamada no Hangouts. Assim, ao marcar uma reunião de equipa no calendário da google, todos os colaboradores vão ver a reunião na sua agenda e ver o mesmo link de acesso à videochamada.

Esta é a ferramenta que usamos para todas as nossas reuniões remotas.

Google Drive: Partilha de ficheiros

Por fim, a última ferramenta da Google que usamos: o Google Drive. É a ferramenta que usamos para armazenamento e partilha de todos os ficheiros. Organizamos por discos partilhados onde podemos, além dos colaboradores da empresa, incluir os clientes. Assim, temos um controlo de acessos e temos também todos os nossos ficheiros organizados por pastas partilhadas.

Dica: Crie um template de organização e hierarquia de pastas que poderá copiar para todos os seus discos/pastas/projetos. Assim, todos sabem como as coisas estão organizadas e como encontrá-las rapidamente. 

Lastpass: Cofre de acessos e passwords

A maioria das empresas acumula uma série de ferramentas e plataformas online que vai criando e usando no seu dia-a-dia, nas mais variadas áreas. E o TSE não é exceção. Temos centenas de acessos e passwords para redes sociais, plataformas de ecommerce, ferramentas online, emails, entre muitos outros. Sem uma organização correta destes acessos, os mesmos podem-se perder e pode ser difícil passar a outro colaborador que precise deles. Para evitar isto, usamos o Lastpass. O Lastpass é uma ferramenta online segura que nos permite guardar todos os acessos (usernames e passwords) de todas as ferramentas que temos. Assim, qualquer membro da equipa pode, a qualquer momento, consultar os acessos a determinada plataforma sem ter que estar a pedir a um ou mais colegas que procure e partilhe com ele.

Cloudware: Gestão de recursos humanos e Contabilidade

O Cloudware é uma ferramenta que não usamos para trabalhar, mas que é necessária para a gestão da equipa e a contabilidade da empresa. É a ferramenta que usamos para marcação de férias, marcação de despesas e ajudas de custo, onde recebemos (e fazemos download) dos nossos recibos de vencimento, entre outros.

Trata-se de um software de gestão, contabilidade e diversos serviços online. Do ponto de vista da gestão, o Cloudware pode ser usado para faturação, lançamento de despesas e monitorização dos custos.